Cierre de ejercicio contable en Dynamics 365 Business Central

Al final de un año fiscal, existen distintas tareas administrativas que debes realizar, como asegurarse de que se han publicado todos los documentos y diarios, que se han actualizado los datos de las divisas, cerrar los libros, etc. Las tareas reales dependerán de tu empresa.

También el período en el que las realices, ya que sabemos que muchas empresas no realizan el cierre contable hasta bien entrados unos meses del año siguiente. A pesar de eso, queremos facilitarte en este artículo los pasos detallados para realizar el cierre contable en Dynamics 365 Business Central / Dynamics NAV.

Pasos previos

Antes de proceder al cierre del ejercicio, es necesario haber realizado todos los asientos previos al cierre contable como son las periodificaciones de gastos e ingresos, amortizaciones, variación de existencias y ajustes de divisas. Estos procesos podrán hacerse manualmente o bien utilizando las opciones correspondientes que proporciona Business Central.

Una vez realizados todos estos asientos podremos realizar el asiento de regularización, que saldará las cuentas comerciales (grupo 6 y 7) y llevará la diferencia a la Cta. de regularización.

Cierre de ejercicio paso a paso

  • Ajuste de divisas

Desde el menú de Finanzas deberemos acceder a ‘Ajustar tipo de cambio’.

Indicaremos la fecha inicial y la final del período de ajuste, la fecha de cierre del ejercicio y el nº de documento. No es necesario que filtres por divisas ya que deberás ajustarlas todas.

  • Ajuste de existencias

Para realizar el ajuste de existencias primero tendrás que cerrar el último periodo de inventario pendiente de cerrar. Si tus Periodos de inventario son mensuales, deberás cerrar el correspondiente al último mes.

Primero debes ir al ícono (lupa) para buscar ‘períodos contables’.

Para cerrar un Periodo de inventario es imprescindible que hayas valorado los movimientos de producto de ese periodo con el proceso Valorar stock: movs. Producto.

Tienes que tener en cuenta que cuando se cierra un periodo del inventario, ya no es posible registrar más cambios en su valoración antes de la fecha de finalización, ya sean esperados o facturados, ni tampoco se pueden registrar nuevos valores en el inventario antes de esa fecha. Si existen movimientos de producto abiertos en un periodo cerrado, lo que significa que existen cantidades positivas que todavía no se han restado (o liquidado) de las transacciones de salida, podrás seguir liquidando cantidades de salida a dichos movimientos, incluso estando cerrado el periodo.

Cerrar los Periodos de inventario es el paso previo para poder ejecutar el proceso de Registro de las existencias en Contabilidad.

  • Fijar cierre

Debemos marcar como cerrados los periodos correspondientes al ejercicio que queremos cerrar. Dynamics 365 Business Central marcará todos los periodos del primer ejercicio pendiente de cerrar como Cerrados y Fecha inicial bloqueada.

Una vez fijado el cierre, ya no es posible modificar la estructura de los periodos.

El sistema considerará que tiene que cerrar el ejercicio más antiguo que presente la casilla «cerrado» desmarcada.

  • Asiento de regularización

Para realizar el asiento de regularización debemos acceder a:

Debes tener en cuenta que tan solo informarás el campo Cerrar por Cód. empresa si estás realizando el cierre de una empresa consolidada.

Si queremos que los saldos de las cuentas se queden a 0 por dimensiones, tendremos que marcar para qué dimensiones se debe quedar el saldo a 0.

  • Renumerar asientos

Para imprimir los listados oficiales será necesario renumerar los asientos. A partir de este momento, ya es posible imprimir los informes oficiales y podremos dar por cerrado el ejercicio.

Restringir nuevos asientos

Si queremos evitar que nadie introduzca asientos en un ejercicio cerrado, será necesario restringir la posibilidad de registrar en esas fechas. Recuerda que puedes definir restricciones para cada usuario desde la página de Configuración de usuarios.

Configuración de usuario: tienen prioridad sobre la configuración de contabilidad. Por ejemplo, mientras que la configuración general permite que los usuarios registren en el mes actual, la configuración de usuario puede permitir que el contable siga registrando en el mes anterior para crear entradas para el cierre del mes.

Si los usuarios no tienen informadas fechas de registro en su configuración, la limitación vendrá marcada por las fechas de registro permitidas que se hayan establecido en la configuración de contabilidad.

Configuración de contabilidad: en los campos Permitir el registro desde y Permitir el registro hasta en la página Configuración de contabilidad, puedes especificar un rango en el que se permita registrar.

Realizar asiento en ejercicio cerrado

Seguro que te habrá pasado más de una vez. ¿Pensabas que habías cerrado correctamente el año en Dynamics NAV pero descubres que hay un cambio que debes realizar? ¿Llevas a cabo una auditoría y es necesario introducir nuevos asientos en un ejercicio ya cerrado en Business Central?

A continuación, vamos a explicar cómo realizar un asiento en un ejercicio previamente cerrado.

  1. Será posible hacerlo quitando la restricción de fechas explicada anteriormente y teniendo en cuenta que si el asiento introducido afecta a alguna cuenta comercial, deberás volver a realizar el asiento de regularización.
  2. Esto generará un nuevo asiento de regularización por el importe pendiente de saldar.
  3. Después deberás realizar la renumeración de asientos y la reimpresión de los informes oficiales.
  4. Si, por el contrario, el asiento introducido no afecta a cuentas comerciales, sólo será necesario realizar la renumeración de asientos y la reimpresión de informes oficiales.

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