Business Central integración con Outlook

En este artículo mostraremos un ejemplo de la integración Dynamics 365 Business Central con el correo electrónico, en este caso Outlook.

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Gestión de contactos

El ejemplo es que somos una persona que gestiona ventas y que trabaja todo el día desde el correo electrónico, mediante la integración, no hay que estar entrando y saliendo del ERP para ir configurando las ofertas, los pedidos, u otros valores.

En primer lugar, vemos que tenemos un email, que nos pide un presupuesto para 4 bicicletas, desde el mismo correo electrónico podemos desplegar el add-in de Business Central, y nos va a indicar en este caso que el mail recibido, no pertenece a un cliente y no está registrado como contacto.

Podríamos agregarlo directamente desde el correo electrónico, seleccionando la empresa a la que pertenece o creando una empresa nueva.

Gestión de Ventas en Outlook con Business Central

En este caso nuestro contacto pertenece a un cliente. Cuando desplegamos el add-in de Business central, vemos que nos dice que el correo recibido es un contacto de la empresa “Progressive Home Furnishings”, y nos muestra toda la información relevante de este cliente en nuestro add-in.

Estamos en la versión del navegador y vemos la visualización de datos de esta forma. Si estuviéramos utilizando la versión de escritorio de Outlook, veremos que la distribución del espacio es ligeramente diferente y vamos a tener una mayor predominancia del add-in.

Importante todos los datos que vemos tanto los saldos como los pedidos en curso, es información navegable, de manera que la persona que está gestionando puede hacer clic y va a poder navegar a todos los números, los documentos, etc.

Para revisar si cabe cualquier información antes de pasar a hacer esta oferta. Vamos a proceder a hacer la oferta directamente desde -> más -> oferta de venta – vemos que el producto incorpora la inteligencia artificial de Cortana Intelligence y nos está sugiriendo los productos, tanto productos como cantidades, que las está cogiendo del correo electrónico.

En este caso nos dice que tenemos 5 coincidencias de sillas giratorias, si damos a resolver el add-in de Outlook nos va a sugerir cuál es, la que este cliente compra habitualmente, si es que no queremos agregarlo, podemos quitar esta selección y en el siguiente paso, añadir la silla que corresponda.

Lo damos por bueno y tenemos aquí nuestra oferta de venta, exactamente la misma que veríamos en Business central en la versión desde el ERP. También, podemos añadir la dirección de envío diferentes, descuentos o hacer las comprobaciones que creamos pertinentes. Luego, enviamos por correo electrónico la oferta a nuestro cliente.

En este paso tenemos que asegurarnos que tenemos las ventanas emergentes permitidas, para que se pueda abrir la ventana que va a contener nuestro correo electrónico.

Se nos está mostrando el correo electrónico, que está contestando al cliente con el PDF de la oferta adjunto.

Lo que vemos en el texto es el mensaje que tenemos predefinido para ese cliente que queremos que se le envié. En este caso como la ficha de cliente tenemos predefinido el idioma inglés, por ello nos aparece la oferta en inglés, lo enviamos y supongamos que el cliente nos contesta diciendo, “ok” que le parece bien.

Vamos a las ofertas de venta en curso, que nos aparecerán en el nuevo correo electrónico, seleccionamos la oferta de venta en la que estamos trabajando. Y desde aquí directamente la podemos convertir en pedido o bien en factura.

Para este ejemplo vamos a generar la factura y cuando la queremos generar, vemos que nos crea una factura de venta con una nueva numeración. Ésta tenemos que registrarla antes de salir o podríamos hacerlo después.

Al registrar la factura nos está creando las líneas y los demás registros que vienen derivados de la creación de esa factura. Como vemos, la factura ha pasado al histórico con una nueva numeración y podemos consultarla en las pilas de las facturas históricas.

Este es un ejemplo de la capacidad que tenemos de trabajar directamente desde Outlook sin necesidad del ERP Business central. Por supuesto todo lo que estamos registrando o todos los documentos que estamos creando directamente desde Outlook se están guardando automáticamente y de forma inmediata en nuestro ERP.

De manera que no tenemos que ir comprobando continuamente que la información se está guardando, sino que trabajamos simplemente desde el correo electrónico y en otro momento podemos hacer las gestiones que creamos convenientes desde nuestro ERP.

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