13 Dic Acceso a Business Central desde la app de Teams con licencias de Microsoft 365
En la conferencia Microsoft Ignite 2022 Microsoft presentó una novedad muy interesante relativa a Business Central. Aunque se publicó con las notas del release 2 de 2022 no ha sido hasta el pasado mes de noviembre que esta funcionalidad ha sido liberada a los entornos de Business Central.
Se trata de la capacidad de acceder a los datos de Business Central desde la app de Teams, mediante una licencia de Microsoft 365 válida.
Los administradores podrán establecer permisos y reglas de acceso para restringir el acceso a los registros comerciales. Los usuarios de Business Central pueden invitar a personas de toda la organización a conectarse y colaborar en el flujo de trabajo, sin importar dónde trabajen.
Con Business Central integrado en Teams, los usuarios de un equipo podrán colaborar más estrechamente en sus respectivas iniciativas y proyectos, asegurándose de que todos pueden tener acceso a la información, independientemente de si se dispone de una licencia de Business Central.
En este sentido, Microsoft quiere capacitar a los miembros de todas las pymes con Context IQ, es decir, brindar acceso a la información y los conocimientos correctos contextualmente, donde sea y como sea que trabajen. Y, en muchas empresas, la herramienta por excelencia de trabajo compartida es Microsoft Teams.
Por este motivo, Business Central ahora permite a las organizaciones elegir cuáles de sus empleados pueden ver datos comerciales específicos compartidos con ellos en Microsoft Teams, sin necesidad de una licencia de Business Central.
Si bien esto elimina los límites para la colaboración y alienta a los usuarios a compartir datos con confianza, también permite a los administradores desbloquear datos en toda la organización para que los departamentos que aún no usan Business Central puedan ser autosuficientes con los datos que necesitan para completar sus tareas.
¿Cómo empiezo a trabajar con esta funcionalidad?
En primer lugar, deberemos descargar la app de Business Central para Teams. Puedes revisar cómo realizar esta instalación en el siguiente vídeo: Integración Microsoft Teams con Business Central – YouTube
Existen diferentes opciones para fijar tu pestaña de Business Central en Teams. Puedes revisarlas en el siguiente vídeo:
¿Qué pueden hacer los usuarios con licencia de Microsoft 365?
Los titulares de licencias de Microsoft 365 ahora pueden leer datos de Business Central a través de una interfaz de usuario simplificada en Microsoft Teams.
Concretamente se puede:
- Acceder a los datos de Business Central incrustados en una pestaña en el chat o los canales de Teams.
- Acceder a las tarjetas de Business Central que se han compartido con ese usuario en el chat o los canales de Teams y profundizar en los detalles de la tarjeta.
- Leer datos para los que se tiene permiso. En este sentido, destacar que las licencias de Microsoft 365 no otorgan derechos para editar, eliminar o crear nuevos registros.
- Interfaz de usuario simplificada que admite actividades típicas de exploración de datos, como buscar, ordenar y desglosar desde listas hasta detalles de tarjetas.
¿Sustituye a las licencias Team Member?
En ningún caso esta nueva capacidad pretende sustituir las licencias Team Member. Mediante esta funcionalidad los usuarios con licencias de Microsoft 365 podrán ver datos de Business Central en Teams, es decir, permisos de lectura de datos, pero no tendrán posibilidades de creación, edición o eliminación que podrían tener los Team Member dependiendo del circuito.
¿Qué beneficios aporta esta funcionalidad?
Los usuarios ahora podrán compartir datos con confianza y manteniendo los estándares de seguridad en el chat y los canales de Teams, sin tener que copiar & pegar información de Business Central o realizar capturas de pantalla y, por lo tanto, minimizando el riesgo de seguridad de compartir estos datos.
¿Qué posibilidades de configuración existen?
Será necesario eligir qué usuarios de Microsoft Teams pueden acceder a los datos de Business Central y especificar qué permisos se otorgarán automáticamente en su primer contacto con Business Central.
Triangle, como partner, habilitará esta capacidad en uno o más entornos desde el centro de administración de Business Central.
Si aún no lo has realizado, deberás asegurar la implementación centralizada de la aplicación Business Central para Teams.
¿Qué limitaciones tendrán los usuarios con licencia de Microsoft 365?
En primer lugar, indicar que esta funcionalidad solo está disponible si trabajamos en Business Central SaaS. No obstante, no hay restricción sobre de dónde proviene la información a mostrar (de la aplicación base de Microsoft, customizaciones, addons, apps de ISV, etc.).
Destacar que solo tendrán acceso a estos datos a través de la visualización que les ofrece Teams. No podrán tener la misma experiencia en otras apps o plugins de Business Central (como el de Outlook). Si necesitan esta vista, tendrán que obtenerla mediante una licencia de Business Central Team Member.
La manera en la que está pensado el circuito es que un usuario con licencia de Business Central comparte un contenido en Teams, para que el resto de los compañeros sin licencia puedan consultarlo. Eso sí, hay ciertas limitaciones. Por ejemplo, no pueden abrir un enlace directo.
La funcionalidad está pensada para usuarios internos de la empresa, de manera que no funcionaría con usuarios externos a la organización o invitados externos.
Podrán tener la información que necesitan desde una tarjeta o una pestaña.
Los usuarios que quieren consultar la información de Business Central deberán tener asignada una de las siguientes licencias de Microsoft 365: Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5, Microsoft 365 F1, Microsoft 365 F3, Office 365 E1, Office 365 E3, Office 365 E5, Office 365 F3, Office 365 F2, Office 365 E2, Microsoft Teams Essentials (Azure AD Identity) o Microsoft 365 E1.
Y, por supuesto, la empresa debe tener al menos una licencia de Dynamics 365 Business Central.
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