09 Ene 10 mejores prácticas para mejorar tus informes de Microsoft Dynamics 365 Business Central

¿Sabías que los informes de Microsoft Dynamics 365 Business Central pueden ayudarte a mejorar la productividad, el rendimiento y la rentabilidad de tu negocio? Business Central es una plataforma de gestión empresarial que integra diferentes soluciones para optimizar tus procesos de ventas, finanzas, recursos humanos y más.

Con Microsoft Dynamics 365 Business Central, puedes generar informes personalizados y automatizados que te permiten analizar los datos de tu negocio, tomar mejores decisiones y alcanzar tus objetivos. En este artículo, te mostraremos las 10 mejores prácticas para crear informes eficaces con Business Central, que te ayudarán a ahorrar tiempo, evitar errores, aumentar la claridad y la relevancia de tus informes y obtener mejores resultados.

¿Estás listo para mejorar tus informes con Microsoft Dynamics? Aplica estas 10 mejores prácticas y verás la diferencia.

1. Identifica las necesidades de tu audiencia

Las finanzas se nutren de los detalles

Antes de empezar a hacer un informe, asegúrate de saber qué es importante para tu audiencia. Mantenga una conversación rápida con el usuario final sobre cómo planea usar el informe para respaldar sus tareas diarias.

Te sorprenderá lo que descubras. Es posible que no tenga una comprensión completa de la necesidad detrás de cada informe hasta que haga las preguntas correctas. Concéntrate en investigar el problema principal o la necesidad de datos que aborda cada informe. Es posible que descubras que hay un método más eficiente para lograr los mismos resultados desviándote de «cómo siempre se han hecho las cosas». Si está trabajando en una nueva versión de un informe actual, pregunte qué se podría mejorar para que sea más fácil trabajar con los datos.

Observe cómo interactúa el usuario con el informe y piense en cómo podría diseñar la interfaz para un flujo de trabajo más fluido.

2. Crear una maqueta de informe

Todos los grandes informes tienen que comenzar en algún lugar, y ese lugar se llama la fase de diseño.

Cree un informe de maqueta manual con un diseño simple en Excel para formar un diseño básico. Al igual que un boceto antes de pintar una obra maestra, una simple maqueta te permite practicar y perfeccionar el diseño general fuera de las limitaciones del medio final.

El proceso también te ayuda a visualizar y situar los componentes clave de una manera lógica y utilizable. A medida que hagas una maqueta de tu diseño, ten en cuenta a tu audiencia seleccionando componentes, gráficos y filtros que te resulten interesantes y útiles.
Revisa tu maqueta con tu audiencia para confirmar que satisface sus necesidades.

3. Etiquete su informe de forma intuitiva

Las convenciones de etiquetado coherentes ayudan a los usuarios a encontrar rápidamente lo que buscan, lo que a su vez hace que el informe sea más eficaz.

Considera la posibilidad de crear un encabezado en el informe que muestre el título del informe, las opciones del informe, la fecha y la hora, y el logotipo de la empresa para facilitar la identificación y organización del informe más adelante. Etiquetar claramente elementos como segmentaciones y gráficos también facilita a los usuarios la interacción y el análisis de los datos. Entre las hojas de trabajo, apéguese a las convenciones de nomenclatura uniformes para que las referencias entre hojas de trabajo sean muy sencillas.

4. Configurar la agrupación de informes

Es fácil entrar en una sobrecarga de información con filas y filas de datos. Solo pensarlo puede hacer que tus ojos se llenen de lágrimas.

En muchos informes grandes, es fundamental presentar detalles granulares y una descripción general de alto nivel al mismo tiempo. Con la agrupación de informes, puede mostrar la información detallada bajo demanda sin saturar el informe general.

La agrupación es una función puramente estética. Es posible que quieras agrupar o desagrupar los datos del informe en función de su público. Algunos usuarios querrán detalles completos, mientras que otros se beneficiarían de una vista más concisa.

Para agrupar un conjunto de datos en Excel, resalte las filas o columnas que desea agrupar y navegue a la pestaña de datos en la cinta de Excel y seleccione «agrupar». Un método abreviado de teclado para agrupar es escribir Alt + Mayús + Flecha derecha, lo que abrirá el cuadro de diálogo de agrupación.

5. Aproveche las herramientas de análisis y visualización de datos

Excel tiene una serie de herramientas integradas para hacer que su informe sea más interactivo

Los filtros de informes son útiles para ordenar los datos y pueden ayudar a los usuarios a descubrir tendencias rápidamente. Los minigráficos te permiten crear gráficos diminutos y coloridos dentro de una celda de la hoja de cálculo para ayudarte a visualizar los datos a pequeña escala.

Las tablas dinámicas pueden transformar por sí solas un informe estático en uno que sea inherentemente más útil y dinámico. Las tablas dinámicas permiten resumir grandes conjuntos de datos de forma rápida y sencilla.

Los usuarios pueden interactuar con las tablas dinámicas para realizar análisis sencillos y descubrir nuevos conocimientos. Aprenda a empezar a trabajar con las tablas dinámicas de Excel con este vídeo de sugerencias rápidas https://insightsoftware.com/blog/excel-quicktips-pivottables/

6. Haz que tu informe sea interactivo

Permitir que los usuarios seleccionen la información que desean ver en el informe Microsoft Excel ofrece segmentaciones de datos como una opción fácil e interactiva para sus informes. Las segmentaciones de datos incluyen botones en los que los usuarios pueden hacer clic para filtrar los datos de la tabla dinámica.

Además del filtrado, las segmentaciones de datos muestran el estado de filtrado actual, lo que facilita la comprensión de lo que se muestra exactamente en un informe de tabla dinámica filtrado. En Jet Reports, también puede incluir opciones de informe. Esto permite a los usuarios establecer sus propios filtros y actualizar los informes con solo hacer clic en un botón para obtener exactamente la información que necesitan.

7. Usa el color para enfatizar

El hecho de que la información comience en blanco y negro no significa que deba permanecer así.

El uso llamativo del color ayuda a los usuarios a dar sentido a la información rápidamente. Un toque de color atraerá la atención del usuario hacia información importante. Ten cuidado de crear una historia de color simple: demasiado color puede distraer. Usa reglas de formato y formato condicional en Excel para resaltar los datos que desea enfatizar. Utiliza colores apagados en la información que sea menos importante para el usuario.

Elimina las líneas de cuadrícula en su libro de trabajo para dar a sus informes un aspecto más limpio. Para hacer esto, selecciona «Ver» en la cinta de Excel y desmarque la casilla «Líneas de cuadrícula». Echa un vistazo a las directrices de Microsoft para ordenar y filtrar por color para obtener más consejos útiles.

8. Sintoniza para el rendimiento

La forma en que se diseña un informe puede tener un impacto tremendo en el rendimiento, por lo que vale la pena tener en cuenta el rendimiento del informe durante la fase de diseño.

Las funciones de búsqueda pueden tardar un tiempo en calcularse, dependiendo del número de celdas seleccionadas. Cuando se utiliza una función de búsqueda, debería poder lograr un aumento del rendimiento ordenando los datos seleccionados a través de la función SORT. Al cambiar el tipo «MATCH» en una función de búsqueda de exacto a aproximado, también puede ahorrar tiempo de cálculo. Si sigue teniendo problemas con el rendimiento de la búsqueda, prueba a usar las funciones COINCIDIR e ÍNDICE en lugar de BUSCARV y BUSCARH.

9. Prueba

Probar la validez de los cálculos y fórmulas de los datos es fundamental. Sus asociados y, potencialmente, los superiores tomarán decisiones comerciales estratégicas basadas en la información que proporcione.

Pregúntate: ¿te parece exacto este número? En caso de duda, realice un cálculo rápido y compárelo con el valor original para asegurarse de que sus cálculos sean correctos. Ejecuta el informe de un compañero de trabajo para verificar su análisis.

La diligencia por adelantado ahorrará dolores de cabeza al final, especialmente cuando se trata de conjuntos de datos dinámicos.

En Excel, puede probar sus fórmulas utilizando la función «evaluar fórmula» en la pestaña de fórmulas. Vuelve a comprobar el funcionamiento del filtro cambiando los filtros del informe y ejecutando el informe.

10. Distribuya su informe

Los informes se pueden compartir y distribuir de muchas maneras.

Se pueden imprimir, analizar en HTML, publicar en SharePoint, enviar como un libro de Excel o PDF, reenviar por correo electrónico, compartir en Dropbox, etc. Soluciones como Jet Analytics y Jet Reports incluyen funciones de programación, que actualizan automáticamente sus informes con datos actualizados al minuto y los distribuyen a los destinatarios adecuados.

Esto te permite automatizar la distribución de sus informes y liberar tiempo para tareas más interesantes. Con tantas opciones, tiene sentido planificar la distribución y el formato de una manera cuidadosa para que su informe llegue a las personas que más lo necesitan, en un formato que funcione para ellos.

Muchas veces, querrá utilizar diferentes formatos de informes para diferentes personas dentro y fuera de la empresa, así que asegúrese de que la distribución se ajuste al escenario, comparta ampliamente y sea feliz.

Lo fácil que puede ser crear informes en Microsoft Dynamics

Informes de Jet:

Jet Reports proporciona informes operativos y financieros avanzados dentro de Excel. Te permite generar informes financieros oportunos y precisos en un formato que funcione para usted. Puede aprovechar los mismos campos y cálculos a los que está acostumbrado, directamente en Excel. Solo los datos en tiempo real que necesita, directamente desde su base de datos de Microsoft Dynamics, exactamente de la manera que desea.

Con Jet Reports, puedes:

• Extrae datos de ERP en tiempo real en Excel
• Aprovecha los datos en tiempo real
• Cree informes personalizados de autoservicio sencillos
• Informe sobre varias fuentes de datos
• Automatice la preparación y el formato de datos

Análisis de Jet

Jet Analytics proporciona análisis corporativos sencillos para ayudar a su empresa a tomar decisiones basadas en datos y adelantarse a su competencia. Es sencillo crear y mantener una solución completa de almacenamiento de datos con muy poco esfuerzo, ya que proporciona herramientas y técnicas para automatizar las tareas de análisis de datos manuales y dolorosas.

Con Jet Analytics, puede:

• Trabaje desde una única fuente de verdad para sus datos
• Cree informes y paneles críticos sin depender del departamento de TI
• Aproveche varias fuentes de datos en un único almacén de datos
• Prepare fácilmente los datos para una herramienta de visualización como Power BI
• Reducir los riesgos y el costo de las actualizaciones de ERP